Mejor programa de facturación online para autónomos y pequeñas empresas

Gestionar facturas de manera eficiente es crucial para cualquier negocio, especialmente en un entorno digital donde la facturación electrónica es obligatoria en muchos países, como en España.

Porque, desde hace tiempo, ya no vale con hacer las facturas en excell y enviarlas, ahora hay que llevar una contabilidad real, bien numerada e incluso con su correspondiente código QR llegado el caso.

En este sentido, te presento un análisis profundo y actualizado sobre los mejores programas de facturación online, destacando sus características, precios, ventajas y desventajas, para que tomes una decisión informada.

Introducción a los programas de facturación online para autónomos

Los programas de facturación online son plataformas diseñadas para automatizar procesos contables y fiscales y que te facilitan mucho la vida. Permiten emitir facturas electrónicas, gestionar pagos, controlar inventarios y conciliar recibos de manera remota y sin complicaciones, en la mayoría de casos por muy poco dinero ya que se suelen tratar de programas muy económicos para todo el trabajo que hacen.

¿Por qué son importantes?

• Simplifican tareas administrativas
• Garantizan el cumplimiento legal y fiscal
• Mejoran la eficiencia operativa
• Evita cometer errores

La digitalización se ha vuelto esencial para mantener la competitividad empresarial. Un software adecuado permite llevar el control financiero de manera precisa y profesional, evitando errores y ahorrando tiempo, evitando así sanciones por no hacer bien las cosas.

Antes un software de contabilidad online era una opción, pero a día de hoy es una obligación

Ventajas de utilizar software de facturación online

Acceso remoto y multidispositivo

Puedes trabaja desde cualquier lugar con acceso a internet, usando ordenadores, tablets o teléfnos móviles. De esta forma tienes siempre accesible toda la información dese cualquier sitio en el que te encuentres, aunque no sea tu ordenador, ya que puedes acceder de forma online a cualquiera de tus documentos.

Ejemplo: Empresas con equipos remotos o gestores contables externos pueden consultar informes en tiempo real.

Seguridad y respaldo automático

Los datos se almacenan en la nube con copias de seguridad automáticas. Esto minimiza el riesgo de pérdida de información por fallos técnicos. Ya se puede quemar tu ordenador u olvidártelo en algún lugar, que la información se mantendrá siempre en la nube.

Ejemplo: Un gestor contable puede recuperar datos eliminados accidentalmente sin interrupciones.

Automatización de procesos

Desde la emisión automática de facturas hasta la conciliación bancaria, los procesos se optimizan y se reducen errores humanos. No vuelvas a confundir numeraciones de facturas o cometas errores al conciliar gastos e ingresos. Con estos programas no fallarás nuncas.

Ejemplo: Negocios de suscripción que generan facturas recurrentes se benefician enormemente.

Cumplimiento fiscal actualizado

Las actualizaciones automáticas garantizan que el software cumpla con la normativa fiscal vigente sin quedarse obsoleto en ningún momento.

Ejemplo: Empresas que operan en distintos países se aseguran de cumplir con leyes específicas de cada región.

Reducción de costos operativos

Menor necesidad de personal contable y menos tiempo dedicado a tareas administrativas.

Características esenciales en un programa de facturación

Facturación electrónica

Debe cumplir con estándares legales como el formato XML, FacturaE o Ticket BAI (en el País Vasco)

Ejemplo: Una empresa que trabaja con entidades gubernamentales necesita emitir facturas electrónicas válidas ante la ley.

Gestión de clientes y proveedores

El software debe permitir registrar datos de contacto, historial de compras y plazos de pago.

Ejemplo: Un distribuidor mayorista que gestiona cientos de proveedores necesita esta función para facilitar la negociación.

Automatización de tareas repetitivas

Creación automática de facturas recurrentes, recordatorios de pagos y envío de correos electrónicos con la factura desde el propio programa.

Ejemplo: Empresas de servicios de suscripción ahorran tiempo al automatizar estos procesos.

Paneles de control y reportes financieros

Permite analizar ingresos, gastos y rentabilidad con informes personalizados. La gran mayoría de programas te permiten personalizar tu dashboard para que puedas tener a mano la información más importante para ti.

Ejemplo: Un emprendedor puede generar informes de ventas trimestrales para presentarlos a posibles inversores y tener siempre visible sus principales KPIs

Comparativa de los mejores programas de facturación online

1. Holded

Holded es un software de gestión empresarial en la nube que combina funciones de facturación, contabilidad, gestión de proyectos y más en una sola plataforma. Está diseñado para pequeñas y medianas empresas que buscan digitalizar y automatizar sus operaciones contando con varios planes de precios.

A día de hoy es una de las plataformas que más han innovado y una de las más completas que podemos encontrar. Personalmente he utilizado Holded a fondo y puedo decir que se trata de uno de los programas de facturación más completos que te permiten hacer prácticamente cualquier cosa que necesites para tu empresa.

Pros de Holded

• ✅ Interfaz Intuitiva: Su diseño moderno y fácil de usar permite una navegación rápida y eficiente.
• ✅ Funcionalidad Integral: Ofrece módulos como CRM, facturación, contabilidad y gestión de inventario, lo que reduce la necesidad de usar varias herramientas.
• ✅ Automatización de tareas: Automatiza procesos contables, facturas recurrentes y conciliaciones bancarias, ahorrando tiempo y minimizando errores.
• ✅ Acceso en la nube: La accesibilidad desde cualquier dispositivo facilita la gestión remota del negocio.
• ✅ Precios competitivos: Sus planes son flexibles y escalables según las necesidades de la empresa.
• ✅ Integraciones: Compatible con plataformas como PayPal, Stripe, Shopify y bancos principales a traves de diversas extensiones.

Contras de Holded

• ❌ Curva de aprendizaje: Aunque es intuitivo, algunas funciones avanzadas requieren tiempo para dominarse.
• ❌ Soporte técnico mejorable: Algunos usuarios mencionan demoras en la atención al cliente, donde a priori sólo puedes contactar mediante chat.
• ❌ Limitaciones en planes básicos: Las características más avanzadas están disponibles solo en planes premium.
• ❌ Personalización limitada: La personalización de informes puede ser algo limitada para empresas con necesidades complejas.

2. Quipu

Quipu es otras de las plataforma de gestión contable y facturación diseñada para autónomos, pequeñas y medianas empresas que más famosa se ha hecho en nuestro país con el paso del tiempo. Permite automatizar tareas financieras como la emisión de facturas, gestión de gastos y conciliación bancaria, facilitando el cumplimiento fiscal. Su interface es muy sencilla y te facilita mucho el trabajo.

Pros de Quipu:

• ✅ Interfaz Intuitiva: Su diseño limpio y fácil de usar permite gestionar la contabilidad sin conocimientos avanzados.
• ✅ Automatización de procesos: Automatiza la creación de facturas, gestión de pagos y declaraciones de impuestos.
• ✅ Acceso en la nube: Al estar basado en la nube, es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• ✅ Soporte fiscal integrado: Compatible con regulaciones fiscales en varios países, facilitando declaraciones automáticas.
• ✅ Integraciones: Se conecta con bancos y otras plataformas como Shopify y WooCommerce.

Contras de Quipu:

• ❌ Precio: Para algunos autónomos, el costo puede ser elevado en comparación con otras soluciones básicas.
• ❌ Funcionalidades limitadas en planes básicos: Algunas funciones avanzadas están disponibles solo en planes superiores con su consiguiente incremento de precio,
• ❌ Personalización de informes: Aunque es completo, podría ofrecer más opciones de personalización en informes financieros.
• ❌ Curva de aprendizaje inicial: Los usuarios sin experiencia en gestión contable pueden necesitar tiempo para adaptarse.

Quipu es una solución potente y versátil para la gestión contable y facturación de pequeñas empresas y autónomos. Aunque su precio puede ser una barrera para algunos, sus amplias funciones y automatización compensan la inversión para quienes buscan ahorrar tiempo y simplificar sus procesos financieros.

3. Stel Order

STEL Order es un software de facturación en la nube diseñado para autónomos y pymes, que permite gestionar diversos aspectos del negocio desde cualquier dispositivo con acceso a internet. A continuación, te presento sus principales ventajas y desventajas para que puedas valorarlo más en profundidad.

Pros de Stel Order

• ✅ Accesibilidad multiplataforma: Disponible en versiones para Windows, macOS, Linux, iOS y Android, facilitando su uso desde ordenadores, tablets y smartphones.
• ✅ Funcionalidad integral: Combina herramientas de CRM, gestión de catálogo, pedidos, mantenimiento, compras y facturación en una sola aplicación, permitiendo una administración completa del negocio.
• ✅Facilidad de uso: La interfaz es intuitiva y bien diseñada, lo que permite a los usuarios adaptarse rápidamente al programa y utilizar sus funcionalidades de facturación sin dificultad.
• ✅ Soporte técnico eficiente: Los usuarios destacan la calidad del soporte técnico, describiéndolo como muy eficiente, atento y resolutivo, lo que contribuye a una experiencia positiva con el software.

Contras de Stel Order

• ❌ Funcionalidades en desarrollo: Algunos usuarios señalan que ciertas funcionalidades, como el tickaje grupal de remesas, podrían mejorarse para ofrecer una experiencia más completa.
• ❌ Curva de aprendizaje inicial: Aunque la interfaz es intuitiva, algunos usuarios pueden requerir tiempo para familiarizarse con todas las funcionalidades que ofrece el software.

STEL Order es una solución robusta y versátil para la gestión empresarial, especialmente valorada por su accesibilidad, funcionalidad integral y soporte técnico de calidad. Sin embargo, como cualquier herramienta, presenta áreas susceptibles de mejora para satisfacer plenamente las necesidades de sus usuarios.

4. Billin

Billin es un software de facturación online diseñado para facilitar la gestión de facturas y presupuestos para autónomos y pymes. Aunque en sus inicios comenzó siendo como un programa de facturación gratuito, a día de hoy ha evolucinado mucho ofreciendo sólo planes de pago pero con precios que aún así son muy competitivos. De Billin me gusta destacar su facilidad de uso y su interface intuitiva, la cual resulta muy sencilla de manejar.

Pros de Billin

• ✅ Facilidad de uso: Billin ofrece una interfaz intuitiva y atractiva, lo que permite a los usuarios crear y enviar facturas en cuestión de segundos sin necesidad de conocimientos profundos en informática.
• ✅ Funciones integrales: Además de la creación de facturas, permite gestionar presupuestos, registrar gastos e ingresos, y llevar un control detallado de clientes y proveedores, centralizando toda la información en un solo lugar.
• ✅ Personalización de documentos: Ofrece la posibilidad de personalizar facturas y presupuestos con el logotipo y colores corporativos de la empresa, fortaleciendo la identidad de marca.
• ✅ Acceso para gestores: Permite otorgar acceso a gestores externos, facilitando la colaboración y el asesoramiento en tiempo real.

Contras de Billin

• ❌ Limitaciones en planes básicos: Algunos planes, como el Básico, limitan el número de usuarios y contactos, lo que puede ser insuficiente para empresas con una cartera de clientes más amplia.
• ❌ Opiniones mixtas: Aunque muchos usuarios destacan su facilidad de uso, algunos señalan áreas de mejora en funcionalidades específicas y en la integración con otros sistemas.
• ❌ Competencia con más funcionalidades: Existen alternativas en el mercado que ofrecen una gama más amplia de funcionalidades, lo que puede hacer que Billin se perciba como limitado en comparación.

Billin es una herramienta útil para autónomos y pequeñas empresas que buscan simplificar su proceso de facturación y gestión de clientes. Sin embargo, es recomendable evaluar las necesidades específicas de cada negocio y comparar con otras soluciones disponibles en el mercado para determinar si es la opción más adecuada.

5. Quaderno

Quaderno es una herramienta diseñada para simplificar la gestión fiscal y la facturación para empresas que operan en múltiples jurisdicciones. Con Quaderno puedes vender a diferentes países cobrando el impuesto que corresponda en cada uno de ellos de forma automatizada ya que ellos se encargan de avisarte e incluso de configurarte el tipo de impuesto que tienes que pagar en función del país en el que vendas. Por ejempolo, si trabajas con venta de descargas digitales a todo el mundo puede ser una de las mejores opciones que ecisten. A continuación, te presento n sus principales ventajas y desventajas:

Pros de Quaderno

• ✅ Automatización de impuestos: Quaderno se encarga de los cálculos impositivos en diferentes países, manteniéndose actualizado con los cambios fiscales y asegurando el cumplimiento normativo.
• ✅ Generación de facturas: Facilita la creación automatizada de facturas, adaptadas a los requisitos fiscales de cada región, lo que reduce errores y ahorra tiempo.
• ✅ Alertas de umbrales fiscales: Notifica automáticamente cuando se alcanza un umbral de registro impositivo en ventas, indicando cuándo es necesario registrarse en otro país o estado.
• ✅ Atención al cliente: Usuarios destacan la rapidez y eficacia del servicio de soporte, calificándolo como excelente.

Contras de Quaderno

• ❌ Costo para autónomos: Algunos profesionales independientes consideran que la suscripción anual puede ser elevada, especialmente al inicio de sus actividades.
• ❌ Opciones de personalización: Podría ofrecer más opciones de personalización en el diseño de perfiles y formatos de revisión.

Quaderno es una solución robusta para empresas que buscan automatizar su gestión fiscal y de facturación en múltiples jurisdicciones. Sin embargo, es importante evaluar si el costo y las funcionalidades se ajustan a las necesidades específicas de cada negocio.

6. Contasimple

Contasimple es una plataforma de gestión contable, fiscal y de facturación con una gran tradición en el meracado Español. Su objetivo principal es simplificar la administración financiera mediante herramientas intuitivas y automatizadas, al igual que hacen el resto de programas que te hemos expuesto hasta ahora.

Pros de Contasimple:

1. ✅ Fácil de Usar: La interfaz es intuitiva y no requiere conocimientos avanzados de contabilidad.
2. ✅ Automatización de Facturas: Genera facturas automáticas y permite su envío directo.
3. ✅ Gestión Fiscal Integrada: Calcula impuestos como el IVA y el IRPF, facilitando la declaración fiscal. (como nuestra calculadora de IRPF)
4. ✅ Multi-Dispositivo: Disponible en versión web y aplicación móvil.
5. ✅ Soporte Técnico Eficiente: Ofrece atención al cliente rápida y útil.

Contras de Contasimple:

1. ❌ Funciones Avanzadas Limitadas: Para empresas con necesidades complejas, puede quedarse corto.
2. ❌ Coste de la Versión Premium: Algunas funcionalidades clave requieren suscripción de pago.
3. ❌ Integraciones Limitadas: No se integra con tantas plataformas externas como algunos competidores.
4. ❌ Personalización de Facturas: Las opciones de personalización son básicas en los planes iniciales.

Contasimple es una herramienta sólida para autónomos y pequeñas empresas que buscan una solución asequible y fácil de usar para gestionar su contabilidad y facturación. Sin embargo, para negocios más grandes o con necesidades avanzadas, puede ser necesario explorar opciones más completas.

7. Cuéntica

Cuéntica es una herramienta online diseñada para ayudar a autónomos y pequeñas empresas a gestionar sus negocios de manera eficiente, permitiendo la emisión de facturas, el registro de gastos y el control de cobros y pagos. Además te permiten tener al día los modelos fiscales, los cuales los puedes descargar listos para entregar.

Pros de Cuéntica

• ✅ Facilidad de uso: La plataforma es intuitiva y fácil de manejar, lo que permite a los usuarios gestionar sus finanzas sin complicaciones.
• ✅ Atención al cliente excepcional: El equipo de soporte es reconocido por su rapidez y eficacia al resolver dudas y brindar asistencia personalizada.
• ✅ Acceso en tiempo real: Ofrece control total y en tiempo real del negocio, facilitando la toma de decisiones informadas.
• ✅ Asesoramiento fiscal y contable: Proporciona asesoramiento para resolver cualquier duda a través de email, chat o teléfono, asegurando que todo esté en orden.

Contras de Cuéntica

• ❌ Curva de aprendizaje inicial: Algunos usuarios mencionan que, al cambiar de una gestoría tradicional a Cuéntica, se requiere tiempo para adaptarse al nuevo sistema y aprender a introducir datos en la plataforma.
• ❌ Limitaciones en funcionalidades avanzadas: Aunque es adecuada para autónomos y pequeñas empresas, puede carecer de ciertas funcionalidades avanzadas que empresas más grandes podrían necesitar.

Cuéntica es una solución efectiva para autónomos y pequeñas empresas que buscan una herramienta sencilla y confiable para gestionar sus finanzas, con un soporte al cliente destacado. Sin embargo, es importante considerar las necesidades específicas de cada negocio para determinar si la plataforma se ajusta a ellas.

8. Factusol

Factusol es un software de gestión comercial diseñado para empresas pequeñas y medianas que buscan simplificar sus procesos administrativos. Ofrece funciones clave como facturación, control de inventarios, gestión de ventas y compras, y reportes financieros.

Pros de Factusol

1. ✅ Interfaz Intuitiva: Su diseño es fácil de usar, incluso para personas sin conocimientos técnicos avanzados.
2. ✅ Funciones Completa: Incluye facturación, gestión de inventarios, cuentas por cobrar y reportes detallados.
3. ✅ Integración: Se integra fácilmente con otros programas como Excel y plataformas de contabilidad.
4. Personalización: Permite configurar documentos como facturas y presupuestos según las necesidades de la empresa.
5. ✅ Soporte Técnico: Ofrece una buena atención al cliente y actualizaciones regulares.

Contras de Factusol

1. ❌ Licencia de Pago: Aunque existe una versión gratuita, muchas funciones avanzadas requieren una licencia de pago.
2. ❌ Interfaz Clásica: Su diseño gráfico puede parecer anticuado en comparación con otras soluciones modernas.
3. ❌ Curva de Aprendizaje Inicial: Algunos usuarios reportan dificultades al comenzar debido a la gran cantidad de opciones disponibles.
4. ❌ Compatibilidad Limitada: Funciona mejor en entornos Windows, lo que puede ser un problema para usuarios de otros sistemas operativos.
5. ❌ Movilidad: Carece de una aplicación móvil completa, limitando el acceso en movimiento.

Factusol es una excelente opción para empresas que buscan una solución integral y accesible para la gestión comercial. Sin embargo, su diseño tradicional y algunas limitaciones técnicas pueden no ser ideales para negocios más grandes o aquellos que necesitan movilidad total.

Cómo elegir el software de facturación para autónomos adecuado para tu negocio

Seleccionar el software de facturación ideal implica evaluar una serie de factores que se alineen con las necesidades específicas de tu empresa. Aquí te dejo una guía detallada para tomar una decisión informada:

Identifica tus necesidades específicas

Cada negocio tiene requerimientos distintos. Un autónomo no necesita las mismas funciones que una empresa grande. Considera estos aspectos:

• Volumen de facturación mensual: Cuántas facturas emitirás.
• Cantidad de usuarios: Si necesitas acceso para varios empleados.
• Gestión contable integrada: Si deseas incluir contabilidad y gestión de inventarios.

Evalúa la facilidad de uso

El programa debe tener una interfaz clara y fácil de usar para que cualquier miembro de tu equipo pueda manejarlo. Opta por software con tutoriales y soporte técnico accesible.

Revisa el cumplimiento fiscal

Asegúrate de que el software esté actualizado según la normativa fiscal de tu país. Debe incluir emisión de facturas electrónicas, impuestos configurables y reportes automáticos.

Compara precios y planes

Elige una opción con una buena relación calidad-precio. Evalúa si ofrecen planes gratuitos o pruebas de uso, y asegúrate de que no haya costos ocultos.

Prueba antes de comprar

La mayoría de los programas ofrecen pruebas gratuitas. Úsalas para verificar si la plataforma cumple con tus expectativas antes de suscribirte.

Integración con otros sistemas y herramientas

Un buen programa de facturación online no funciona de manera aislada. Debe integrarse fácilmente con otros sistemas empresariales para mejorar la gestión de tu negocio. Aquí te explico cómo estas integraciones pueden marcar la diferencia:

Integración bancaria

Muchos programas se conectan con cuentas bancarias para sincronizar transacciones y realizar conciliaciones automáticas. Esto permite un control financiero más preciso.

Ejemplo: Holded permite enlazar cuentas bancarias para sincronizar automáticamente los movimientos financieros.

Integración con tiendas online y plataformas de pago

Si tienes un negocio de comercio electrónico, asegúrate de que el software pueda conectarse con plataformas como Shopify, WooCommerce o PayPal para registrar pagos en tiempo real.

Ejemplo: STEL Order permite gestionar ventas de tiendas online y emitir facturas automáticamente.

Integración con CRM y ERPs

La integración con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permite centralizar información de ventas, inventarios y facturación.

Ejemplo: FacturaDirecta se conecta con CRMs para llevar un control más completo de las operaciones comerciales.

Integración contable

Si tu empresa trabaja con una asesoría contable, el programa debe exportar datos en formatos compatibles con herramientas contables como Sage o ContaPlus.

Conclusión: optimizando la gestión financiera con el software correcto

Elegir el software de facturación adecuado es un paso crucial para mejorar la eficiencia operativa de cualquier negocio. Un sistema bien elegido puede automatizar procesos, reducir errores y garantizar el cumplimiento fiscal.

Resumen de recomendaciones clave:

• Define tus necesidades: Considera el tamaño de tu negocio, el volumen de facturación y la cantidad de usuarios que necesitarán acceso.
• Prioriza la facilidad de uso: El software debe ser intuitivo y fácil de entender para tu equipo.
• Verifica el cumplimiento legal: Asegúrate de que cumpla con todas las normativas fiscales y esté siempre actualizado.
• Evalúa el soporte técnico: Un buen servicio de atención al cliente es fundamental para resolver incidencias rápidamente.
• Analiza costos y planes: Compara precios y selecciona el plan que ofrezca la mejor relación calidad-precio.

Con estas recomendaciones y una comparativa detallada de las mejores opciones del mercado, podrás elegir el software que se ajuste perfectamente a tu empresa. Optimiza tu gestión financiera, simplifica tus procesos administrativos y dedica más tiempo a hacer crecer tu negocio.